法律事務所の電話メモをIT化する

 投稿日時
2013/12/20 15:42:20
 最終更新日時
2013/12/20 15:42:20

法律事務所はIT化の恩恵を受けていることが少ないというのは、「法律事務所のスケジュール管理をシステム化する」という記事にも書いた通りです。
今日はその続きとして、「電話メモのIT化」を考えてみましょう。

古き良き?法律事務所の電話メモ

電話メモをアナログで行おうとすると、メモやノートという方法が考えられます。
良く見かけるのは、弁護士先生一人につき一冊、机の端にノートが置いてあり、そこに電話メモをひたすら書くという方法です。
誰でも書ける、誰でも見られるというメリットがある反面、出先でチェックするのが難しい、わざわざ先生の机に行かないと電話メモが書けない、などの問題点があります。

電話メモをデジタルで管理するには

電話メモをメールで送る

デジタルな方法の第一は、メールで送ってしまう方法です。
その先生固有のアドレス、携帯電話のメールアドレス、電話メモ用のメールアドレスなど、メールなら何でもいいのでとりあえずそこに送ってしまう。
スマホならば出先でチェックできますし、送る方にも負担がかかりません。
欠点を一つあげるならば、対応済みかどうかチェックする方法が無いということです。(受け取り側は未読にしておくことでチェックできますが、メモを残した側がチェックできません。)

グループウェアを導入する

今現在、一番良い方法はグループウェアを使用する方法でしょう。
サイボウズ、デスクネッツなど主要なグループウェアならば電話メモ機能はついていますし、好きなアドレスへ通知することもできます。
欠点といえば、無料のサイボウズLiveではできないと聞いているため(最新バージョンでは分かりません)、どうしても有料になってしまうことです。

Google Appsを利用する

Google Appsを利用するメリットは「法律事務所のスケジュール管理をシステム化する」にも書いた通りです。
Google Appsは標準では電話メモ機能がありませんが、Googleドライブにある「フォーム機能」と「スプレッドシート機能」を連携させることで実装が可能です。
この方法を説明すると長くなるので、必要な方は弊社の問い合わせフォームからご依頼ください。(ちなみに、このフォームも同様の機能で実装しています。)