法律事務所のスケジュール管理をシステム化する

 投稿日時
2013/11/06 15:35:10
 最終更新日時
2013/11/06 15:35:10

システム化が進まない法律事務所

今回より何回かに分けて、いろいろなポイントに関して「法律事務所のシステム化」ができるかどうか考えていきたいと思います。
何故このようなことを書くかというと、一番の理由が「法律事務所はIT化の恩恵を受けていることが少ない」ためです。
大手事務所ともなればSEを何名か雇い、サーバーの活用はもちろん、独自システムの開発も行っているようですが、中小の法律事務所はそうは行きません。
弁護士1名、秘書1名の事務所でしたら、サーバー代わりのパソコンが一台あればいい方、といった状況もあります。

そこで中小の法律事務所向けの負担が少ないシステム化について考えていきましょう。 タイトルの通り、今回は「スケジュール管理」です。

法律事務所のスケジュール管理の特徴

法律事務所のスケジュール管理はどういった特徴を持つのでしょうか。簡単に以下にまとめてみました。

  • 弁護士と秘書でスケジュールの性質が違う
  • 事務所内ではスケジュールを共有する必要がある(秘書は弁護士のスケジュールを閲覧できないといけない)
  • 来客のために会議室などの設備予約も必要
  • 人によっては書面の提出締め切りなどTODO管理にも使用する

解決策

サイボウズLiveを使う

サイボウズLiveは、サイボウズ社が提供している無料のグループウェアです。容量、人数などに制限はありますが、基本的な機能は無料で使用できます。(学生団体や非営利団体向けですが、営利団体でも使用できるようです。)

メリット デメリット
  • サーバー不要
  • 無料
  • スマホとも連携可能
  • 設備予約ができない(ユーザー数を消費してしまいますが、「会議室1」といったユーザーを作り、それを参加させることで似たことが可能です。ただしライセンス的にOKなのかは分かりません…)
  • 人数制限、容量制限がある(中小企業では心配する必要がないと思います)

Googleカレンダーを使う

個人で使用するGoogleカレンダーですが、複数人で共有することができます。まずプライベートの予定以外に、公開用のスケジュールを作成します。 そしてその公開用スケジュールを、事務所の関係者と共有します(参考: https://support.google.com/calendar/answer/37082?hl=ja )。 こうすることで、Googleカレンダーを共有スケジュールとして使用することができます。

メリット デメリット
  • サーバー不要
  • 無料
  • スマホとも連携可能
  • 設備予約ができない
  • 操作が煩雑になり、誤って登録する可能性も高い

Google Appsを使用する

Google Appsは、Googleのサービスを企業向けに提供するサービスのことで、有料ではありますが数多くのサービスが利用できます。
かつては無料枠もありましたが、現在は有料のサービスのみとなっているようです。

メリット デメリット
  • 有料(1ユーザーあたり月額600円)
  • 独自ドメインが必要

無料のグループウェアをインストールする

例えば「GROUP SESSION」など、自分のサーバーにインストールすれば無料で使えるグループウェアが存在します。
ここでは上記のGROUP SESSIONについて解説します。

メリット デメリット
  • 無料
  • 機能も充実している
  • 出先でのスケジュール確認不可
  • サーバーが必要

いかがでしょうか。上記のように選択肢によっていろいろなメリットとデメリットがありますので、自分の環境に合う/合わないを考えて選択していただければと思います。
クロスジールでは法律事務所のシステム化の相談を無料で受け付けておりますので、お気軽にご相談下さい。